La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversa índole.

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega al cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden, no solo los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo de la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y asistentes de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de ésta, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las consecuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación en los libros de contabilidad.

Volviendo un poco hacia conceptos antes expresados y generalizados, podemos decir, en conclusión, que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:

1) Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.

2) Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos pueden convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, 'nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales; puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado. 

 

El Código de Comercio

El Código de Comercio regula las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes.

Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas, que:

"Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban:

a) Con documentos públicos

b) Con documentos privados

c) Con facturas aceptadas

d) Con telegramas

e) Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley”

De acuerdo con la necesidad de los documentos expresados en el párrafo anterior; en la actualidad no se concebiría razonable que una de las partes contratantes se negara a atestiguar en forma escrita su compromiso; por ejemplo, hay una diferencia notable entre una operación mercantil efectuada mediante un simple crédito abierto y otra documentada, digamos con un pagaré. La primera, en caso de falta de pago por parte del deudor, es sólo exigible luego de largos trámites judiciales y en juicio ordinario, donde es posible alegar muchas excepciones y causas para justificar la razón de la cual se cree asistido quien no quiere o puede pagar. Un pagaré en cambio lleva aparejada la fuerza ejecutiva, el trámite judicial es brevísimo, porque existe ya un reconocimiento de deuda y una promesa de pago a fecha fijada, y vencido el plazo acordado, previo protesto ante un notario, el acreedor dispone de una serie de recursos rápidos que le facilitan la obtención del reembolso de su crédito.

Por otra parte, los documentos mercantiles permiten seguir la pista de cualquier operación mercantil, si ello fuera necesario, en todas sus etapas, así por ejemplo: la solicitud de compra o requisición de materiales de una dependencia de producción de determinada empresa, dará lugar a otro documento de índole interna como es la orden de compra, luego, al recibirse los materiales del proveedor se acompañan de una nota de entrega que recibe el recepcionista del almacén, al mismo tiempo la empresa vendedora entregará en el departamento de Contabilidad de la empresa compradora la factura para hacer el cobro, pero las condiciones convenidas por las partes hubieran podido determinar que el pago se efectuará a 60 días fecha, motivo por el cual surgirá un nuevo documento al ser aceptado un pagaré por el comprador; por último, vencido el plazo de 60 días, aparecerá un nuevo documento que será en este caso el cheque con el cual se cancelará la obligación. 

Por lo que se ha visto, ya se trate de una negociación entre empresas o de relaciones internas de la misma, la documentación puede ir uniendo todas esas etapas hasta formar una cadena de comprobantes que permiten reconstruirlo actuado o convenido en todos sus detalles.

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para la impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera, como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Muchos de los documentos antes mencionados reciben el nombre genérico de comprobantes. En esta lección se explicará el uso de los más conocidos y la relación existente entre ellos y el sistema de Contabilidad.
Última modificación: jueves, 7 de junio de 2018, 07:40