Curso de Contabilidad General

En Venezuela, como en la mayoría de los países de habla castellana, la legislación mercantil impone a los comerciantes la obligación de llevar la contabilidad en tres libros cuando menos. Éstos son:

• El libro DIARIO
• El libro MAYOR
• El libro de INVENTARIO

Los libros de contabilidad, organizados de acuerdo con ciertas normas legales y principios técnicos, sirven para registrar todas las operaciones comerciales que realiza una empresa, y suministran los datos indispensables para conocer la situación financiera y económica de la misma. En ellos se deja constancia de los actos y negociaciones que se efectúan, se especifica claramente el origen y el motivo de las deudas, de las entregas, de los cobros, de los pagos etc., y permiten aclarar confusiones y dudas que puedan suscitarse en la marcha de las relaciones comerciales de una empresa. Nuestra legislación mercantil impone al comerciante el uso de libros de contabilidad.

REQUISITOS LEGALES SOBRE LOS LIBROS PRINCIPALES

El Código de Comercio establece, entre otras, las siguientes disposiciones con respecto a los libros:

Articulo 32. ”Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente: el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventarios”.

Articulo 33.  “El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al tribunal o registrador mercantil, en los lugares donde los haya, o al juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de que los que éste tuviera, fechada, y firmada por el juez y su secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el sello de la oficina,”

Articulo 34. “En el libro Diario se asentarán, DIA a DIA, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quien es el acreedor y quien el deudor, en al negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes al por menor, es decir, los que habitualmente sólo venden al dental, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este articulo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado; y detalladamente de las que hicieron a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas “

Articulo 35. “Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio”.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de estado de resultados, ésta debe de mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos o las perdidas; ésta debe mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas. Se hará mención expresa de las finanzas otorgadas, así como cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva, con anotación de la respectiva contrapartida.

“Los inventarios serán firmados por todos los interesados en le establecimiento de comercio que es hallen presentes en su formación “.

Articulo 44. “Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del ultimo asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años”.

REQUISITOS LEGALES SOBRE LOS LIBROS AUXILIARES

Articulo 32. ”Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimare conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones”.

Articulo 39. “Para que los libros Auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto a los libros necesarios”.

PROHIBICIONES LEGALES SOBRE ANOTACIONES EN LIBROS

Articulo 36. “Se prohíbe a los comerciantes:

1) Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.

2) Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

3) Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendadoras.

4) Borrar los asientos o partes de ellos.

5) Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros”. 

Articulo 37. “Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvaran en otro distinto, en la fecha que se notare la falta”.