Curso de Contabilidad General

Hasta ahora hemos visto en orden consecutivo el ciclo a que da lugar el registro de las operaciones mercantiles cuyo proceso abarca:

1. El Diario principal
2. El Mayor principal
3. El libro de Inventarios
4. La subdivisión del diario principal en diarios auxiliares a fin de facilitar la división del trabajo y simplificar las operaciones.

A partir de aquí vamos a tratar un nuevo método que tiende de igual manera a simplificar las operaciones, mediante una división del Mayor principal en mayores.

NECESIDAD DE LOS MAYORES

El método que hemos estado utilizando hasta ahora obliga a recoger toda información proveniente de los libros de primera entrada.  Diarios Auxiliares en un solo libro de clasificación final, el Mayor principal contentivo de todas las cuentas de la empresa, tanto de personas como de cosas o conceptos; pero es evidente que ello no resulta práctico sino aquellas empresas de muy reducida importancia. Para registrar las operaciones de cualquier empresa de muy reducida importancia. Para registrar las operaciones de cualquier empresa de mediana categoría es necesario abrir gran número de cuentas.

En la gran empresa el volumen de dichas cuentas es tan extenso que se hace materialmente imposible llevarlas todas en un solo libro Mayor. Un establecimiento mercantil, por ejemplo, que venda a crédito a numerosos clientes y compre en las mismas condiciones a muchos proveedores, se verá en la necesidad de abrir centenares de cuentas; y si todas ellas se llevan en un solo libro no es posible que un solo auxiliar de contabilidad las que pueda mantener al día, amén de que descuidaría el trabajo de las cuentas impersonales, motivo por el cual surge la necesidad de subdividir el Mayor principal.

CUENTAS DE CONTROL 

La utilización de Mayores Auxiliares supone la presencia en el Mayor principal de una cuenta de control que recoge todos los cargos y abonos que se hagan en el Diario principal, sin que ella en sí exprese una información detallada, la cual es proporcionada por el Mayor auxiliar respectivo. La cuenta de control representa el total de los saldos de las cuentas discriminadas, por ejemplo, en el mayor auxiliar de Cuentas a cobrar, por clientes; o en el mayor Auxiliar de cuentas a pagar, por proveedores, que en esa forma quedan incorporados al Mayor principal.

RAYADO DE UNA CUENTA DE MAYOR AUXILIAR

El rayado más comúnmente utilizado en los mayores Auxiliares de cuentas personales es aquél en que se destinan tres columnas para los importes monetarios, dedicando la ultima para consignar el saldo de la cuenta del cliente o del proveedor, pues existe por parte de la empresa la necesidad de tener al día la información de las partidas que le son adeudadas y las que ella adeuda.

COMPROBACION DE LOS MAYORES AUXILIARES

La suma de los saldos de las cuentas individuales de los mayores auxiliares tiene que ser igual al saldo de la cuenta de control en el mayor principal. El único requisito esencial aplicable al funcionamiento de las cuentas de control consiste en obtener la seguridad de que toda cantidad anotada en los libros de primera entrada, que afecte a cualquier cuenta en un mayor principal, se pase no solo a dicha cuenta, sino también al de control establecido en el mayor principal. Este principio se funda en el axioma matemático de que el todo es igual a la suma de sus partes.

VENTAJAS DE LAS CUENTAS DE CONTROL

1.  Permiten conocer el total de las deudas de la empresa y el total de sus partidas a cobrar.

2. Por lo general, las cuentas de los deudores y acreedores son numerosas en la mayoría de los negocios, y el llevarlas en auxiliares separados permite que varios empleados hagan pases al mismo tiempo, lo cual seria impracticable si todas las cuentas estuvieran en un solo libro.

3. El empleo de los libros auxiliares facilita el pase diario a las cuentas de deudores y acreedores, lo que permite conocer al día lo que cada cliente debe a la empresa y lo que esta debe a cada uno de sus proveedores.

4. Al disminuir el numero de cuentas del mayor principal y eliminar muchos detalles que no son necesarios, se facilita el ordenamiento de las cuentas a los fines de balance.

5. Además, como veremos en otro tema, se logran con respecto al balance de comprobación, las siguientes ventajas:

§ Se reduce su tamaño, lo cual representa facilidades de manejo y utilización.

§ Puede prepararse sin necesidad de consultar los mayores auxiliares, con lo que se reducen las posibilidades de cometer errores.

CUENTAS AUXILIARES

La cuenta de control representa el conjunto de cuentas individuales de una misma índole. Al llevarse en el Mayor principal una cuenta de control, el Mayor auxiliar deja de considerarse como parte integrante del Mayor propiamente dicho, y pasa a ser un libro auxiliar, cuya función se reduce a reflejar y distribuir detalladamente los datos contenidos en la cuenta de control que actúa de resumen; por otra parte, continua ligado al sistema a través de la cuenta de control. Debido a estas consideraciones, se da el nombre Cuentas Auxiliares a las cuentas individuales de los mayores auxiliares.