Curso de Contabilidad General

Ya se ha visto cómo se prepara al finalizar cada mes el Balance de Comprobación, respecto del cual expresamos que constituía la etapa previa para la formación de los estados financieros básicos: el Balance General y la Relación de Ganancias o Pérdidas, o estado de resultados. En la última parte nos hemos acercado más al punto que vamos a tratar, pues en él llegamos hasta la determinación de la utilidad bruta en Ventas.

En la práctica, antes de proceder al cierre, las cuentas de naturaleza mixta en el Mayor es decir, aquellas en que una parte de su saldo es realmente un activo y otra es un gasto, se separan en los elementos de gasto que corresponde imputar al ejercicio económico que comienza. Los gastos en que se hubiesen incurrido, pero que por no haberse pagado no aparecen en los libros, se registran también, a fin de imputar al ejercicio que finaliza el gasto correspondiente efectivamente realizado. Por ultimo, aquellos ingresos que aunque se hubiesen cobrado no se hubieran devengado en su totalidad para la fecha de cierre, habrá que analizarlos a fin de determinar el beneficio que corresponde al ejercicio que se cierra.

Como se verá en cada uno de los casos antes tratados aparecen siempre dos tipos o clases de elementos a considerar: uno real de activo o pasivo y otro nominal de gastos o ingresos; los primeros se integrarán en el Balance General y los segundos en el Estado de Resultados, con el objeto de determinar con la mayor exactitud la situación económica financiera de la empresa.

Ahora bien, dada la importancia que concedemos a los aspectos antes aludidos, que en el lenguaje de la contabilidad se suelen designar como Ajustes de las Cuentas del Mayor, el procedimiento que vamos a utilizar para el cierre de los libros a esta altura será de carácter sencillo, pues la parte que se refiere al aspecto de los ajustes se estudiara más adelante; oportunidad en el cual el asunto será tratado con toda la amplitud que su importancia merece en dos temas a saber: ajuste de las cuentas del mayor y cuentas de valoración.

APLICACIÒN DEL CIERRE DE LOS LIBROS

Los libros de Contabilidad se cierran siempre al fin del ejercicio económico que se hubiera fijado la empresa, con el objeto de resumirlos y determinar la utilidad o pérdida que se haya producido durante el mismo. La duración del citado ejercicio dependerá de la necesidad de información de la empresa, es decir, de la frecuencia con que se estime necesario examinar los resultados de las operaciones mercantiles, en la práctica podría ser de un mes, trimestre, un semestre, o un año.

Debe advertirse que en Contabilidad se utilizan diversas expresiones para dar idea del resumen de las operaciones y de la determinación de la utilidad o perdida del ejercicio económico; así por ejemplo, es muy común oír, además de la expresión que hemos utilizado hasta ahora como Cierre de los Libros, que se hable de “cierre de cuentas” o “resumen periódico”. En verdad, las expresiones cierre de libros y cierre de cuentas son inexactas, pues lo único que se cierra son las cuentas nominales o cuentas de la Relación de Ganancias y Perdidas, por lo que más apropiado seria llamar a este proceso cierre de cuentas nominales; pero como por otra parte el uso ha consagrado la expresión “Cierre de los Libros”, será esa la que utilizaremos. Por lo que respecta a la expresión”Resumen periódico”, aún siendo más apropiada que la que vamos a utilizar, se desechará por ofrecer la desventaja de ser poco conocida en nuestro medio.

LA HOJA DE TRABAJO

Antes de indicar el procedimiento a seguir para efectuar el cierre, conviene conocer un instrumento sumamente útil para este efecto: la Hoja de trabajo, la cual definiremos como un borrador extra contable”que en su forma más sencilla” sirve para determinar, antes de operar en los libros de Contabilidad, el costo de las mercancías vendidas, la utilidad o perdida del ejercicio económico y las cuentas del Balance General. Sirve, igualmente, como guía para registrar los asientos de cierre.

La hoja de trabajo que utilizaremos tendrá cuatro dobles columnas que corresponderán: al Balance de Comprobación, al costo de las Ventas, a las Cuentas de Ingresos y Egresos y a las del Balance General, respectivamente. De seguida se hace una breve explicación de cada uno de ellas:

La doble columna del Balance de Comprobación. La primera doble columna que encontramos en la hoja de trabajo da cabida al Balance de comprobación, el cual se puede formar preliminarmente en la hoja aparte, o bien de una vez se trasladan los saldos de las cuentas del Mayor a la citada doble columna.

La doble columna de Costo de Ventas. Sirve para recibir los saldos de todas las cuentas que concurren para determinar el costo de ventas a base de la fórmula siguiente:

Costo de Venta = inventario inicial + compras + gastos de  compras  - devoluciones y rebajas en compras - inventario final

El saldo de esa doble columna representa el costo de ventas, y para poder obtener después dos totales iguales, se anotan por debajo de la suma menor el saldo en cuestión.

Dicho saldo debe ser también anotado, siempre en la misma línea, en la columna de egresos de la doble columna de Ganancias y Pérdidas, como gasto de compra de la mercancía vendida.

La doble columna de Ganancias o Pérdidas (Estado de Resultados). Sirve para recibir los saldos de todas las cuentas nominales que no hayan dejado sus saldos en las columnas del costo de ventas. Los saldos deudores en la columna egresos (E) y los saldos acreedores en la columna ingresos (I).

El saldo de esta doble columna representa la utilidad o pérdida neta del ejercicio. Utilidad si la suma de los ingresos es superior a la de los egresos, pérdida en el caso contrario. Dicho saldo debe ser anotado por debajo de la suma menor para poder obtener, después, dos sumas iguales, y debe ser anotada también en la columna correspondiente del Balance General en al columna del Activo si es pérdida y en la del Pasivo y Capital si es utilidad.

La doble columna del Balance General. Sirve para recibir los saldos de todas las cuentas reales. En la parte izquierda el activo, y en la parte derecha el Pasivo y Capital. También la cuenta “Inventario Final” debe dejar su saldo en el lado activo de la doble columna porque se trata de una cuenta real. El hecho de haberlo anotado en la del haber de la doble columna de “Costo de Ventas” no impide que sea anotado en la del balance. Su inclusión en el haber de “costo de venta” no impide que sea anotado en la del balance. Su inclusión en el haber de costo de venta sirve solamente para poder determinar en esa doble columna el costo de las mercancías vendidas.

Las sumas de la doble columna del balance general deben ser perfectamente iguales, después de trasladada la utilidad o perdida de la doble columna de ganancias o pérdidas, pues de no ser así, ello nos revelaría que se ha cometido error o errores en cualquiera de las columnas anteriores.