Capitulo IV : La Participación en el Evento

Capitulo IV : La Participación en el Evento

La decoración del local de exhibición, la presentación de los productos y el material promocional, son elementos muy importantes que hablan en mucho de la empresa, por lo que no puede dejarse a la improvisación.

En cuanto al local de exhibición se refiere, este será un elemento importante para impresionar a nuestros visitantes y una herramienta útil para fomentar las ventas.
No es el propósito de estas líneas, entrar en detalle sobre aspectos de diseño y arquitectura para la elaboración de un local de exhibición, el objetivo es orientar al participante sobre algunos de los más importantes aspectos que deberá tener presentes, para la elaboración de su “centro de promoción y ventas” durante el evento.

En principio, es aconsejable que con la debida anticipación, se nombre a un diseñador del local de exhibición. No debe encargarse esta labor al jefe de dibujantes de la empresa en caso que existiera, al menos que cuente con experiencia previa en este tipo de diseño.

Una vez localizada la persona que se encarga del diseño, se debe precisar la clase y cantidad de productos, que se piensan exponer.

El diseñador debe recibir con tiempo la información completa sobre los objetivos que se persiguen en el evento, así como espacio con el que se cuenta y la naturaleza, peso y dimensiones de los productos.

Paralelamente el expositor, debe informarse de la reglamentación que imponen los organizadores en este sentido, ya que en ocasiones se limita el uso de ciertos materiales. Se debe contar también con información en materia de riesgos y seguridad.
En ocasiones, los organizadores solicitan conocer de antemano el proyecto de diseño de su local de exhibición.

Al momento de establecer el presupuesto para la elaboración del local de exhibición, hay que tener presente que este gasto se puede prorratear al usarse el mismo material en diferentes ferias o exposiciones.

Recuerde que el aspecto visual, es muy importante para atraer al cliente, por lo que es necesario contar con un optimo apoyo grafico de los artículos a exhibir y de preferencia utilizar un logotipo y elaborar un póster que contenga cierta información sobre la empresa.

Los especialistas en este tema, aconsejan que hay que evitar de preferencia los textos y en caso necesario, elaborarlos en el idioma del país que se visita o en último caso en ingles.

Asimismo se cree conveniente, que se elabore un anteproyecto del local de exhibición y se realice dentro de las instalaciones de la empresa un ensayo del mismo, a fin de tener la oportunidad de evaluarlo.

A continuación se señalan algunos aspectos que deben tener presentes al momento de diseñarlo:

- El diseño debe atraer la atención del visitante a los productos. Se trata de vender los productos no el local de exhibición.
- Debe existir en el mismo lugar un pequeño centro de oficina, donde se pueda atender a los clientes.
- Contar con un pequeño espacio para guardar abrigos, bebidas, material publicitario, etc.
- Hay que tener solo el mobiliario necesario. Evite llenar espacios con mesas y sillas.
- Dé la impresión de un lugar amplio, limpio y fresco, que invite a la vez, a ser un lugar de relajamiento.
- Si existen adornos, como flores u obsequios, evite que obstruyan la visibilidad de los productos.

Finalmente es importante mencionar, que si bien para el diseño del local de exhibición se cuenta con suficiente tiempo, para su construcción en la feria el tiempo será limitado, por ello hay que diseñarlo de la manera más práctica posible y utilizar los servicios que ofrecen los organizadores y considerar la versatilidad del material para su montaje y desmontaje.

4.1 PROTOCOLO Y DIFERENCIAS CULTURALES

Uno de los aspectos que influyen fuertemente en el éxito que se pueda lograr al participar en un evento, es el conocimiento de la manera de realizar negocios en el país en donde se celebra la exposición.

Recordemos que los negocios se llevan a cabo entre personas y que cada una de estas tiene una manera diferente de entender y desarrollar una actividad empresarial.
Asimismo, se entiende que los habitantes de cada país, tienen hábitos y comportamientos diferentes.

En este sentido, es importante que el participante investigue sobre las características culturales fundamentales del país que visita y entienda su repercusión en los negocios.
En muchas ocasiones, aunque el expositor cuente con un producto altamente competitivo en calidad y precio, se ve imposibilitado a exportarlo, debido al desconocimiento de la manera de hacer negocios en el país al que pretende incurrir
Cuando se participa en un evento internacional es importante conocer las forma como se conciben en el país que celebra la exposición, los aspectos que a continuación se señalan, los cuales por el momento se mencionan ya que detenerse a explicarlos en forma detallada, es motivo de un trabajo aparte.

ATENCIÓN EN CULTURA EN LOS NEGOCIOS

Es conveniente conocer la forma en que los empresarios del país que se visita, conciben los siguientes aspectos:

- Estilos de negociación.
- Planeación en los negocios (corto plazo vs. largo plazo).
- Programación de proyectos.
-Toma de decisiones.
- Sistemas comunes de organización empresarial.
-Participación del hombre y la mujer en los negocios.
- Relación jefe / subordinados.
- Manejo del intercambio en la información.
- Métodos de resolver conflictos.

Asimismo, se aconseja poner mucho énfasis, en la manera en que se perciben los siguientes puntos:

PROTOCOLO

- Puntualidad.
- Estilos en la programación de reuniones.
- Formas y uso de las tarjetas de presentación.
- Manera de saludar.
- Formalidad de vestir en los negocios.
- Importancia de la actividad social.
- Comunicación verbal y no verbal.
- Importancia de las festividades.
- Horas de actividad laboral y de descanso.

Hay que tener siempre presente, que una llave para el éxito en los negocios internacionales, es primero entender la cultura del país del empresario con el que se pretende realizar negocios y segundo tener la capacidad de adaptarse a esa modalidad.

4.2 LAS VENTAJAS DE CONTAR CON APOYO LOCAL DURANTE LA CELEBRACIÓN DEL EVENTO

La gran oportunidad que se tiene de entrar en contacto con un gran número de compradores potenciales al participar en una feria o exposición, se puede ver limitada, de no contarse con elementos que permitan dar a conocer eficientemente nuestros productos.

Ya hemos visto la importancia de elaborar los materiales descriptivos y promociónales adecuados, así como entender la cultura de negocios, ahora comentaremos sobre lo vital que es contar con el apoyo humano necesario.

Anteriormente se mencionaron algunas de las características que debe tener el personal de la empresa que asiste a una exhibición, ahora nos enfocaremos a la conveniencia de contar con apoyo local que permita llevar a cabo de manera más ágil el desarrollo del negocio.

Aquí no nos enfocaremos al personal de interpretación que se requiere en caso de no conocerse ampliamente el idioma del país, lo cual por cierto es muy importante, sino presentar las ventajas que tiene, contar con un agente o representante comercial, que sirva de apoyo a los esfuerzos de exportación de la empresa, tanto en la parte de promoción y consolidación de ventas, así como en el aspecto de atención a clientes.
Como se comentó anteriormente, existen una serie de barreras culturales, que obstaculizan el dinamismo en los negocios internacionales.

En muchos casos, el desconocimiento de las características y funcionamiento del mercado que pretendemos incursionar, induce a errores muy costosos en tiempo y dinero, por ello se debe tener siempre presente, que una herramienta de gran utilidad, para llevar a cabo una comercialización objetiva y ordenada, es además de cómo ya mencionamos en otro punto, el realizar una investigación de mercado y un plan de negocios de exportación, contar con un agente que de preferencia, conozca la cultura de negocios, tanto de nuestro país como del mercado-meta.

Son muchas las ventajas de contar con este representante, entre las más importantes señalaremos las siguientes:

- Tener la oportunidad de promover en forma permanente y continua la oferta exportable.
- Contar con información constante de lo que sucede en ese mercado, así como recibir apoyo para la inscripción en Cámaras y Asociaciones en las que convenga participar.
- Oportunidad de captar negocios de exportación, importación y de intereses de coinversión.
- Obtener apoyo en la recepción y despacho de muestras y correspondencia.
- Al momento de realizar ventas, contar con alguien que supervise el arribo de los embarques.
- Recibir orientación y apoyo en la participación de eventos internacionales.

Sobre este último punto, es muy conveniente que al momento de decidir participar en un evento y de contar con un representante en ese lugar, se establezca contacto con él, para identificar de antemano clientes potenciales, que es conveniente invitar a la feria ó exposición.

Asimismo, este agente, se pondrá en contacto con Asociaciones, Cámaras Comerciales y demás organismos profesionales, para proporcionar todo tipo de información sobre los productos a exhibir, así como de la empresa y su participación en el evento.

La función del agente continuará aún después de finalizar el evento, ya que será un fuerte apoyo para dar seguimiento a los intereses captados.

4.3 LA MANERA DE ATENDER A LOS VISITANTES EN EL LOCAL DE EXHIBICION

La manera de tratar a un visitante en el local de exhibición, requiere de una preparación que hay que llevar a cabo varios días antes del evento.

De la forma como se le trate, así como de la información que obtengamos de éste, dependerán los resultados que se logren en la participación de una feria o exposición.
Durante el desarrollo del evento, se entrara en contacto con un buen número de personas que se acercarán al local de exhibición.

En principio, para comunicarse con ellos, es necesario que éstos se detengan a observar los productos y se orienten, por lo que hay que evitar precipitarse hacia ellos, ya que producirá un efecto negativo.

Es aconsejable, evitar frases como ¿en qué puedo servirle?, ya que ante una respuesta negativa, no se tendrán mayores elementos para continuar la conversación.
De preferencia, inicie su plática, preguntándole si está familiarizado con el producto o si actualmente lo importa.

Si tenemos oportunidad de realizar una presentación, hay que evitar caer en aspectos muy técnicos, es preferible abrir nuestra plática de forma sencilla.

Es muy importante conocer la identidad del visitante, ya que esto nos permitirá evaluar si es un posible cliente para nuestros productos.

Hay que recordar que en la mayoría de los eventos, existen visitantes interesados, vacilantes y desinteresados.

Vale la pena poner atención a los dos primeros, ya que el interesado definitivamente merece ser atendido, mientras que el vacilante puede llegar a interesarse en los productos, y aquellos totalmente desinteresados son sólo una pérdida de tiempo.

Para ubicar de mejor manera a los desinteresados, cabe mencionar dos aspectos;

- El que se acerca únicamente para consumir parte del material promocional, al cual hay que despacharlo lo más rápido posible,

- El que quiere discutir sobre aspectos muy vagos y evita dar a conocer su identidad. Este tipo de visitantes solo quiere pasar el tiempo y no es conveniente ponerle mucha atención.

Hay que recordar que la participación en un evento, nos lleva a un fuerte desgaste de energía y tiempo, al segundo o tercer día, el personal que atiende el local de exhibición tiende a sentirse aburrido, por ello es importante a fin de no caer en ese desgaste, concentrar nuestra energía, así como realizar turnos para que existan ciertos momentos de descanso y distracción entre los encargados.

Otro aspecto relevante es el de tomar notas de las entrevistas que se tengan con los visitantes.

Preferiblemente con semanas de anticipación, deberá elaborarse un formulario que sirva para tomar nota de las personas con las que entable contacto.

Esta información, será de mucha utilidad para dar seguimiento al evento.

Es indispensable contar con una política general sobre la manera de llevar a cabo la captación de información de los visitantes y que todos los que atiendan el local de exhibición la apliquen, para que se obtengan resultados más homogéneos y facilitar la evaluación de nuestra participación.





Última modificación: domingo, 8 de julio de 2012, 22:10