Curso de Contabilidad General

Los documentos que se, utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero aquí solo se explicarán los que más comúnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificación:

Documentos corrientes

§ Comprobantes de compras

§ Comprobantes de ventas

§ Comprobantes de operaciones bancarias

Documentos de crédito

§ La letra de cambio

§ El pagaré

§ El cheque 

§ La carta de crédito

DOCUMENTOS CORRIENTES

Comprobantes de compras. El procedimiento que se adopte para las compras, como todo el sistema de Contabilidad, deben adaptarse a la organización interna de la empresa.

El departamento encargado de las compras ha de recibir aviso de las mercancías que necesite él o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se tramita la adquisición de las mercancías en las cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofrezca, como es natural, las condiciones más favorables.

Al recibirse las mercancías, suelen llegar acompañadas de la correspondiente factura. En caso de que las mercancías sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condición acordada hubiera sido que el pago se efectuara al contado, o bien se registra una obligación a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crédito, siempre utilizando como base para la anotación en los libros la factura expedida por el proveedor.

Por supuesto, que si la mercancía no es recibida conforme, demás está decir que el comprador la devolverá o solicitará una rebaja, la cual, de ser acordada, dará lugar a una nota de crédito por parte del proveedor o bien una nota de débito que producirá el comprador.

El procedimiento que se sigue para tramitar estas operaciones suele variar en las empresas; pero puede decirse que el que acabamos de esbozar es el que más frecuentemente se utiliza. Abarca, como pudimos ver al principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes:

Nombre  Función

Solicitud de compra  Inicia la operación de compra

Orden de compra  Autoriza al proveedor a enviar la mercancía

 

Factura    Indica el aporte a pagar o abonar a favor del

  proveedor

Nota de Crédito o Débito   Ajusta el importe adecuado

Hay ocasiones en que puede agregarse una quinta función cuando la mercancía adquirida se deposita en alguna almacenadora. Esta operación se registra por medio del comprobante que otorga la almacenadora donde se depositan las mercancías. En algunas ocasiones se utiliza este comprobante con fines de financiamiento.

Seguidamente se describen cada uno de los comprobantes antes citados:

Solicitud de compra. El Departamento de Compras actuará de acuerdo con una solicitud por escrito, aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo: el departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisición de artículos que se destinan a la reventa.

Orden de Compra. Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la compañía, la orden de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por un subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor. Sin embargo, este procedimiento, aunque común en la pequeña empresa, debe desecharse en lo posible y, de llevarse a cabo, deberá confirmarse luego por escrito; pues el procedimiento que se recomienda adoptar es aquél en que se documenta la operación, evitando con ello los riesgos probables de un malentendido, de fallas de memoria, o de cualquier otra causa.

La orden se despacha al proveedor firmado por quien ha tramitado la compra basada en la solicitud expedida a tal efecto, y no es necesario, ni se acostumbra hacerla firmar del proveedor, quien por su parte y con anterioridad habrá enviado una serie de cotizaciones o alguna oferta por carta que señala su compromiso. Sin embargo, algunas empresas despachan dos ejemplares de la orden de compra pidiendo que se devuelva uno de ellos conformado en señal de aceptación.

En general, lo recomendable es hacer tres ejemplares enviando el original al proveedor, el duplicado al almacén que recibirá las mercancías pedidas y el triplicado lo conserva el departamento de compras o quien formule la orden.

Ninguno de los documentos descritos antes sirve de base a asientos contables, aunque ambos suministran datos de importancia. Son los preliminares de la factura que luego se recibirá del proveedor y que sea la base del asiento en el Diario Auxiliar de Compras. La orden de compra puede hacerse en varias formas.

La Factura. Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas; debe contener los nombres y domicilios tanto del comprador, como del vendedor, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías. Además se debe cumplir con las disposiciones legales para su elaboración implantadas por el Seniat (Articulo 13 de la resolución 320, G.O 36.859 del 29-12-1999).

Al recibirse las mercancías deben contarse e inspeccionarse, labores que suele ejecutar el personal del almacén, comparando los datos de la factura con los de la copia de la orden de compra previamente recibida del Departamento de Compras.

El almacén verifica las cantidades recibidas para ver si son las mismas que indican la factura o puede informar independientemente al Jefe del Departamento de Compras de las cantidades recibidas, caso en el cual se adhiere dicho informe a la factura, ésta pasa después al Departamento de Contabilidad para ser registrada en el Diario de Compras.

La factura normaliza la operación, la concreta y la termina, es para el vendedor el medio de contabilizar la deuda de su cliente y para el comprador, como hemos visto antes, el comprobante con el cual justifica el pasivo que contrae o el pago que ha efectuado, y acredita, además, que los efectos han sido adquiridos legalmente, es decir, representa un titulo de propiedad. Cabe citar a este respecto lo expresado por nuestro Código de Comercio en su Artículo 147, el cual dice textualmente:

"El comprador tiene derecho a exigir que el vendedor firme y le entregue factura de las mercancías vendidas y que ponga al pie del recibo el precio o de la parte de éste que se le hubiere entregado”.

“No reclamando contra el contenido de la factura dentro de los ocho días siguientes a su entrega se tendrá por aceptada irrevocablemente".

Se debe tomar como modelo de factura las disposiciones del Seniat (Arti. 13 de la resolución 320, G.O 36.859 del 29-12-1999) sobre impresión de facturas. Con esto se actualizaría este documento mercantil.

Las Notas de Debito o de Crédito: Si las mercancías llegan averiadas, son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor. En tales casos, el comprador puede extender una nota de débito, por medio de la cual carga al proveedor la cantidad ajustada, o éste puede emitir una nota de crédito por el importe de la bonificación que se le hace al comprador. Esta transacción supone el acuerdo previo de ambas partes y la nota que se extienda sólo sirve como prueba del convenio celebrado.

Puede ocurrir no obstante que el proveedor emita la nota de crédito y el cliente la de débito al mismo tiempo, sin existir acuerdo previo debido a que:

a) El cliente que debe formular un reclamo y según su sistema de tratado interno, no puede esperar a recibir la nota de crédito, por tanto emite la de débito a cargo del proveedor y la contabiliza, archivando el asunto.

b) El proveedor a su vez, al recibir la nota de débito y comprobar que el cliente tiene razón, debe descargar la cuenta del cliente, parcial o totalmente, por la suma que le debitó, y como para ello emitió una factura, solo puede anularse emitiendo una nota de crédito.

Eventualmente puede existir una nota de débito que no responda a una reclamación de precios, error en la mercancía recibida, etc. Por ejemplo, en el caso en que el banco carga intereses o gastos de cobranza a su cliente o bien por el flete pagado por el proveedor que corre a cargo del comprador y otros.

Del mismo modo puede ocurrir que la nota de crédito no responda a reclamación del cliente, como evidentemente pasa cuando el banco envía nota de crédito por los intereses ganados por los depósitos a plazo fijo del cliente o bien para devolver a éste el importe pagado en exceso de las obligaciones que hubiera contraído con el proveedor.

Comprobantes de ventas. Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancías pueden ser muy simples o más complicados, según sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas pequeñas de venta al por menor no se hace más registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega al cliente. Por lo general en las empresas de importancia que es el caso que vamos a tratar, las ventas se hacen en atención a las ordenes de compra que se han recibido de los clientes, y en las cuales suele seguirse un método que da lugar a los siguientes comprobantes:

Nombre Función

Factura de Venta Da los detalles concernientes a una venta

Carta de Porte Se prepara en los casos en que se hace la entrega  por medio de una empresa de transporte 

Estado de Cuenta Contribuye a facilitar el cobro de las mercancías 

 vendidas

Nota de débito o crédito Establece los ajustes necesarios al importe

  vendido

Factura de Venta. Es común en las empresas de importancia recibir una Orden de Compra del cliente, después de lo cual, si la venta es a crédito y luego, que el departamento respectivo ha dado su aprobación, la orden de compra pasa al departamento de facturación donde se produce la factura correspondiente a dicha operación.

Si la venta es al contado el procedimiento será más breve y se enviará la Orden de Compra directamente a facturación. Este último departamento suele hacer por lo menos dos ejemplares de cada factura enviando el original al cliente y la copia al Departamento de Contabilidad que la usará como base para asentar la operación. En ocasiones suele hacerse un número mayor de las copias de las facturas con él objeto de pasarlas a otros departamentos. Por ejemplo, el Tesorero puede solicitar una copia con el fin de poder estimar con mayor exactitud los fondos que habrán de cobrarse por concepto de ventas realizadas.

Es evidente que la factura que por cada venta extiende la empresa vendedora es para el comprador su factura de compra, de manera que resulta innecesario hacer en esta ocasión una nueva descripción de este documento.

Carta de Porte: Cuando las mercancías deben entregarse en la misma localidad, la factura o en su defecto la nota de entrega es suficiente para documentar la recepción por parte del comprador, pero, debido a que up número considerable de las operaciones comerciales se conciertan entre localidades distintas se hace necesario la intervención de una tercera empresa, la de transporte, que se encarga de hacer llegar los bultos a su destino, es lógico entonces, que quien asume esa responsabilidad documenta a su vez la recepción de los bultos mediante el documento denominado Carta de Porte, el cual equivale al conocimiento de embarque cuando el transporte utilizado es marítimo, fluvial o aéreo.

Este documento suele hacerse por triplicado enviándose el original firmado por el vendedor y por el transportista, al comprador, quien lo utilizará para reclamar las mercancías a la empresa transportista. El segundo ejemplar, que debe ser firmado solamente por el vendedor, esto es, por el remitente, lo retiene el transportista como prueba de que se le ordenó hacer el transporte, y el tercer ejemplar firmado por el transportista queda en poder del vendedor en calidad de recibo.

Si las mercancías se pierden o sufren daños en el tránsito, la Carta de Porte servirá de base para la reclamación pertinente contra la empresa transportista.

Como puede verse, la Carta de Porte cumple los dos fines siguientes:

a) Sirve para el remitente vendedor como comprobante de haber enviado las mercancías.

b) Sirve para el destinatario comprador pueda presentarse a retirar los bultos en poder del transportista.

El Código de Comercio de Venezuela respecto a este documento establece en su Artículo 156, lo siguiente:

"Tanto el cargador como el porteador podrá exigir mutuamente una carta de porte fechada y firmada, en que se expresa:

1. El nombre y el domicilio del cargador o remitente; del porteador y del consignatario comprador.

2. La naturaleza, peso, medida o cantidad de los objetos que se remitan, y si están embalados o envasados, también la especie de embalaje o envase y los números y marcas de éstos.

3. El lugar del destino o donde ha de hacerse la entrega.

4. El plazo en que ella ha de efectuarse.

5. El precio del porte.

6. La indemnización o cargo del porteador por algún retardo, si se estipulase, y cualesquiera otros pactos y condiciones que acordaren los contratantes.

La carta de porte puede ser nominativa, a la orden o al portador. La omisión de algunas de las precedentes anunciaciones puede suplirse con cualquiera otra especie de prueba, Pero en ningún caso podrá el expedidor hacer responsable al porteador de pérdidas o averías de efectos que no se han expresado en la carta de porte, ni pretender que los objetos expresados en ella tenían una calidad superior a la enunciada".

El Estado de Cuenta: En empresas de importancia las condiciones de las ventas suelen establecerse en las correspondientes facturas y si el pago no se efectúa a su debido tiempo, se le envía un recordatorio al cliente con la súplica de que haga la remesa del importe de la deuda. En algunos casos los estados de cuenta hacen referencia a varias facturas a cargo de un solo cliente; no obstante hay empresas que tienen por costumbre enviar este tipo de documento a su clientela en general, el día primero o último de cada mes. Este procedimiento no solamente constituye un recordatorio de la deuda pendiente, sino también un medio muy efectivo de hallar errores o poner al descubierto los fraudes que se cometieran, por ejemplo, en caso de que un empleado desleal dispusiera del numerario enviado por los clientes.

Comprobantes de las operaciones bancarias. Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones más importantes que requieren el cobro y pago del mismo, inclusive, en Contabilidad suelen considerarse los cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente ha depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depósitos pueden estar constituidos en gran parte por cheques de sus clientes.

Como bien puede verse al hablar del movimiento de efectivo, hemos descrito las operaciones que se refieren a cobros y pagos por medio del banco, pues es el que no dudan en recomendar todos los contadores, en razón de que la cuenta corriente bancaria pone a cubierto a la empresa contra los errores o fraudes que puedan significar la manipulación del efectivo; además, facilita un mejor registro de las operaciones por este concepto.

Los documentos que más comúnmente emplea el depositante en su trato con el banco son los siguientes:

Nombre  Función

Tarjeta de identificación de firma Proporciona al banco la firma

 auténtica del depositante.

Nota o boleto de depósito  Proporciona al banco el detalle  del depósito hecho por el cliente

 y a éste el comprobante de lo 

  depositado.

Talonario de cheques o chequeras Proporciona al depositante un   medio de pago

Estado de cuenta  Proporciona al depositante un   estado periódico que le indica  el estado de sus fondos.

Tarjeta de identificación de firma. Antes de que el depositante haga su primera entrega de fondos, el banco requiere que estampe su firma sobre una tarjeta destinada a tal efecto. Esta tarjeta proporciona al banco un medio de identificar la firma del depositante cuando los cheques de este se presentan al cobro.

Nota o boleta de depósito. Es un formulario impreso por el banco para que sus clientes lo llenen detallando los valores que depositan en sus respectivas cuentas corrientes. El depositante anota en ella la fecha, su nombre, el número de su cuenta, las cantidades que vaya a depositar en moneda de curso legal, al igual que los diversos cheques.

El Talonario de Cheques. Las órdenes de pago por escrito que emiten los depositantes se conocen con el nombre de cheques, los cuales resultan ser formas impresas en papel que dificulta las falsificaciones.

En relación con la emisión de cheques, conviene recomendar que se llene el talón del cheque antes de extenderlo, pues de otro modo se corre el riesgo del olvido y una vez que el cheque ha entrado en circulación, pueden no recordarse con exactitud las cifras y datos correspondientes. Al describir los documentos de crédito, se explicará más adelante el cheque de acuerdo con su condición de instrumento, negociable.

El Estado de Cuenta Bancario. Resulta ser el documento de que se habló al tratar la conciliación bancaria.

DOCUMENTOS DE CRÉDITO 

Los documentos de crédito, llamados también instrumentos negociables, por ser susceptibles de negociación, son varios. Entre los más usados tenemos: el giro o letra de cambio, el pagaré, el cheque y la carta de crédito.

La principal característica de estos instrumentos negociables consiste en que, en muchas ocasiones y con diversos motivos, sustituyen al efectivo, puesto que son objeto de negociación.

Para que un documento de crédito sea negociable, debe reunir los siguientes requisitos:

a) Que sea escrito y vaya firmado por Su autor o librador;

b) Que contenga una promesa u orden incondicional de pagar una cantidad de dinero determinado;

c) Que sea pagadero a presentación o a una fecha fijada susceptible de determinación;

d) Que sea pagadero al portador o a la orden.

Letra de cambio. Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese.

En la letra de cambio suelen intervenir tres personas: el LIBRADOR, el LIBRADO y el TENEDOR. El LIBRADOR es la persona que expide el giro y cuya firma aparece en el extremo inferior derecho del mismo; el LIBRADO es la persona a cuyo cargo se gira y que suele recibir también el nombre de PAGADOR, su nombre aparece en el extremo inferior izquierdo del documento, el TENEDOR es la persona que ha de realizar el cobro.

En todos los casos la firma del librado es indispensable y en algunos lo es también la fecha de aceptación; entre tanto no constituye más que una simple demanda del librador al librado para que éste pague el importe, a que el documento se refiere. Por esta razón no es costumbre que se formulen asientos en los libros de contabilidad de ninguna de las tres partes hasta tanto el giro esté debidamente aceptado, aunque, desde luego, siempre se lleva un registro de todos los giros expedidos.

Es muy frecuente que el librador expida el giro a favor de sí mismo y lo endose en blanco para que de este modo resulte transmisible al portador. Una vez aceptado el giro, se convierte prácticamente en un pagaré ordinario.

Las letras de cambio pueden ser enviadas a las instituciones de crédito:

- Al descuento

- Al cobro

Al descuento es un contrato por el cual el banco entrega al cliente (beneficiario de la letra) el importe en dinero de un crédito aún no vencido, descontando los intereses correspondientes al tiempo que transcurre entre el descuento del giro y el vencimiento del mismo.

Efectos enviados al cobro es cuando las letras son enviadas al banco para que este las cobre, es decir, el banco sirve de intermediario de la empresa para cobrar los giros. Aquí el banco hace las veces de cobrador y por ello percibe cierto porcentaje de comisión sobre los giros.

Pagaré. El pagaré es un documento de crédito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior.

Cheque o giro. El cheque es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o, al portador. Siendo el documento en que apoyan todos los desembolsos, el cheque tiene gran trascendencia dentro de la Contabilidad.

En primer término, como ya sabemos, debe encauzarse todo el mecanismo del movimiento de fondos de modo que hasta la más mínima erogación queda cubierta con un cheque, aplicándose el sistema de Caja Chica para los pagos pequeños. Dentro de un sistema bien organizado la suma de todos los cheques de un período debe coincidir con los comprobantes, del mismo período y dicho importe con la suma que resulte del cómputo que se obtenga de los libros de Contabilidad.

Se denomina "Cheque de Banca" al que libra un banco a su propio cargo y a favor de una tercera persona. Como instrumento de cambio ofrece más garantía que el cheque ordinario por estar emitido por un banco y no por una persona particular.

Existen diversas clases de giros, que pueden ser a la vista o a plazo. El giro expedido "a la vista", constituye un requerimiento hecho al librado para que efectúe el pago a la vista, es decir, en el acto de su presentación.

Por lo regular, no se efectúa ningún asiento formal en los libros sobre esta clase de giros hasta que se efectúa su pago.

Un giro "a tantos días vista" representa una demanda de pago que habrá de tener lugar tantos días después de su presentación. De aquí que en estos giros reviste primordial importancia la fecha de su aceptación, puesto que es la que sirve de base para determinar el vencimiento.

Un giro librado, por ejemplo, "a 60 días fecha" se conoce con el nombre de "giro fechado", y será pagadero sesenta días después de la fecha del documento. El giro puede ser "comercial" o "bancario".

El cheque o giro bancario constituye una orden que un banco cursa a otro banco corresponsal para que pague determinada cantidad de dinero a su tenedor o beneficiario. Para efectuar remesas de fondos se sigue corrientemente la norma de adquirir y enviar un cheque bancario. Los giros pueden ser: nacionales o extranjeros.

Son nacionales cuando deben pagarse dentro de la misma nación en que se expidan, y extranjeros cuando no reúnan estas condiciones.

Carta de crédito. La carta de crédito puede ser definida como un contrato de cambio condicional celebrado entre el dador y el' tenedor. El contrato se perfecciona si el tomador hace uso del crédito que le abre el dador.

Este documento puede contener la autorización al tomador de girar a favor de otra persona, a su orden, hasta por la suma indicada en el mismo. En la carta de crédito son indispensables:

a) La cantidad o el monto del crédito; 

b) EÍ tiempo en el cual se debe hacer uso de ella;

c) La firma autógrafa del tomador.

El tomador debe estampar en la misma carta los recibos por las cantidades que retire. Si la carta de crédito no fuere pagada, el portador de ella puede comprobar la causa por medio del protesto.

La carta de crédito puede ser dirigida a varios corresponsales. En este caso, el corresponsal que entregue una suma parcial al portador debe hacer constar el retiro al dorso de la carta, bajo responsabilidad de daños y perjuicios.

Endoso. El tenedor o portador de una letra de cambio o de cualquier otro documento extendido a la orden puede transmitir o ceder a otra persona su propiedad, esto es, el derecho a cobrarla a su vencimiento.

Esta sesión toma el nombre de "endoso", "cedente" o "endosante" es la persona que traspasa el derecho y "endosado" es aquél a quien se transmite, que viene a ser, precisamente, un nuevo tenedor que sustituye al primero y que puede, del mismo modo, cederla a otra persona y así sucesivamente.

El "endoso en blanco" cuando el endosante se limita a firmar con su nombre o el de la razón social a que pertenece; El endoso es "completo" cuando contiene: 

a) La fecha en que se efectúa

b) El nombre de la persona a quien se trasmita la letra

c) La declaración del valor recibido, entendido o en cuenta

d) El nombre de la persona de quien se recibe, o en cuenta de quien se carga, si no fuere la misma a quien se trasmite la letra

e) La firma del endosante o de la persona legítimamente autorizada que firme por él.

Los endosos se escriben en el respaldo de la letra.

Si el aceptante no pagara la letra a su vencimiento, el último tenedor podrá recurrir contra los endosantes, siendo la responsabilidad de éstos solidaria, es decir, que cualquiera de ellos, a elección del portador, puede ser conminado a pagar totalmente el documento, sin perjuicio del derecho que asiste al que efectuare el pago para recabar de los endosantes que le preceden la devolución del importe abonado.

Protesto. Es un procedimiento formal que hace un Notario Público, a solicitud del titular de un documento de crédito contra un deudor, con la finalidad de dejar documentada la reclamación hecha en tiempo oportuno por el acreedor y el incumplimiento del deudor por falta de aceptación o de pago.

Pueden ser objetos del protesto los pagarés, cheques, giros o letras de cambio, etc., pero en el documento mencionado en último término el protesto puede ser por falta de aceptación o por falta de pago

El Notario Público debe presentarse a ultimar el pago al firmante del documento y efectuar, como funcionario público que hace fe de los actos que pasan ante él, el protesto. El protesto por falta de pago debe ser hecho dentro de los dos días laborales siguientes al día del vencimiento del documento.

El protesto por falta de aceptación de una letra de cambio se levanta, normalmente, en el mismo día de la fecha de presentación del documento para su aceptación.

Un documento protestado permite el embargo inmediato de los bienes del deudor, el remate de los mismos y el cobro del documento, intereses y costo del juicio, ya que su cobro habrá de tramitarse ante el Juez de Comercio de la Jurisdicción.

El documento de crédito no protestado en su oportunidad no dará acción contra el deudor por juicio ejecutivo, sino por vía ordinaria, sujeta a una serie de trámites de larga duración, que la hacen muy desventajosas, para el tenedor. Las diligencias del protesto deben realizarse en el domicilio establecido; en el documento, o en su defecto, en el domicilio del deudor. 

El acta de protesto debe escribirse en el dorso del documento y, a falta de espacio, en un papel blanco adherido al mismo documento. 

Aval. Es el afianzamiento que presenta un tercero para el pago de una letra de cambio independientemente de la obligación que contraen el aceptante y el endosante. El aval puede ser "absoluto o limitado".

La persona que da un "aval absoluto" responde solidariamente del pago de la letra de la misma forma que el librador y endosante.

El "aval limitado" es el que realice la garantía a tiempo, cantidad o persona expresamente determinados; dado en estos términos, no produce más responsabilidades que la que el firmante se impuso, ni da a éste más derechos que contra la persona a quien ha garantizado y los endosantes anteriores. 

El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo figurar en la misma letra cuyo pago se garantiza, o bien en un documento separado. Cuando el aval se extiende en la misma letra, basta escribir al lado de la firma del librador la firma del avalista.

DESCUENTOS DE DOCUMENTOS DE CRÉDITO

Descontar un documento de crédito significa endosarlo a un banco con el fin de obtener su importe antes de la fecha de vencimiento. Los bancos realizan con cierta facilidad tales operaciones porque son garantizadas por dos personas distintas: el librador que debe pagarla, y, en su defecto, el beneficiario que la descuenta; no obstante, en nuestro medio constituye una operación de crédito que los bancos realizan con sus clientes válidos primordialmente de la confianza que éstos (los descontentes) le merecen.

La conclusión es que, el endosar un documento, tanto para cederlo en pago como para descontarlo, se abre la vía a la posibilidad de que éste se convierta en un pasivo exigible inmediatamente. Esta posibilidad constituye lo que en Contabilidad se llama PASIVO DE CONTINGENCIA o PASIVO EVENTUAL, es decir, una clase especial de responsabilidad que puede convertirse en un pasivo real. Esta posibilidad debe hacerse constar en los libros en el mismo momento del endoso del documento.

A fin de hacer constar en los libros este pasivo eventual, conviene abrir una cuenta que bien puede llamarse "Efectos a cobrar, endosados" o "Efectos a cobrar descontados" que se manejará de acuerdo con el siguiente movimiento.

1. Valor nominal de los efectos descontados que hayan sido pagados por el girado.	1. Valor nominal de los efectos que se descuentan para que el tenedor los cobre al girado o deudor principal.
2. Valor nominal de los efectos descontados que hubiera tenido que pagar el endosatario o tenedor, en defecto, del girado.

Según el esquema anterior, la operación del descuento queda correctamente contabilizada por medio de los siguientes asientos:

a) Al recibir del banco los documentos del descuento se carga a la cuenta del banco por el importe neto, la cuenta Intereses Gastos por los intereses y la comisión cobrados por el banco, y se abona la cuenta Efectos a Cobrar Descontados por el valor nominal del documento, creando así el Pasivo Contingente.

b) Al pagar el girado el documento, y desaparecer así el pasivo de contingencia, se hace el cargo a Efectos a Cobrar Descontados y el abono definitivo a Efectos a Cobrar.

No obstante haber designado la cuenta de Efectos a Cobrar Descontados como cuenta de pasivo eventual, conviene presentarla en el Balance General del lado del Activo, disminuyendo el saldo deudor de la Cuenta Efectos.

Algunas empresas, para obviar la gestión de cobros o bien con el fin de ahorrarse el gasto que les ocasionaría disponer de un Departamento de Cobranzas, utilizan bancos que por tener agencias en el área geográfica donde ellas operan, pueden en una forma eficiente hacer determinados cobros, sin que ello les signifique grandes desembolsos.

Por efectuar estas gestiones los bancos cargan sobre el importe cobrado un porcentaje que la empresa registra en sus libros como Gastos de Cobranzas, debitando al mismo tiempo al banco el importe que éste le ha acreditado en cuenta corriente con abono a la cuenta Efectos a Cobrar. Antes de efectuarse la cobranza la empresa deberá registrar en Cuentas de Orden el monto de los documentos que ha enviado al banco.