Curso de Contabilidad General

IMPORTANCIA

Los diferentes elementos que componen el Activo, el Pasivo y el Capital se van modificando mediante aumentos y disminuciones en la medida en que van transcurriendo las diversas operaciones que ocurren en una empresa; sería muy complicado, si por ejemplo en un mes se realizan trescientas operaciones en una empresa, saber a ciencia cierta cuánto tenemos en cada activo, cuanto debemos y cuál es el capital del propietario, si no contamos con un instrumento operativo adecuado que nos permita conocer cuanto tenemos en cada bien y diferenciar con claridad entre unos y otros; es por ello que ha surgido la necesidad de la Cuenta en la Contabilidad.

La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de operación, mediante el cual podemos sub-dividir el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. Por ejemplo, si queremos conocer el movimiento del efectivo en caja, utilizaremos una cuenta que refleje ese bien y que llamaremos “Caja”; si queremos conocer el movimiento que afecta a los derechos que tenemos sobre terceros, la denominaremos “Cuentas por Cobrar”; las sillas, mesas, archivos, entre otros, se reflejarán en una cuenta llamada “Mobiliario”, lo que debemos a terceros mediante factura lo incluiremos en una cuenta de pasivo denominada “Cuentas por Pagar”, etc. Como podemos ver, el nombre de la cuenta debe reflejar con claridad el concepto a que se refiere.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Las vamos a clasificar en primer lugar en dos grandes grupos:

· Cuentas Reales

· Cuentas Nominales

Cuentas reales

Este grupo estará representado por los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, el pasivo y el capital. Se les denomina Cuentas Reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee y lo que debe, lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente. Además las cuentas reales tienen la particularidad de ser cuentas de carácter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a otro. Las cuentas reales van a conformar el estado financiero conocido como Balance General. Entre estas cuentas tenemos:

- Cuenta de Activos. Va a estar representada por todos los bienes y derechos que posee la empresa y que sea posible su valoración en términos monetarios, los cuales van a conformar el Balance General. Estas cuentas se subdividen en: activo circulante, activo fijo, cargos diferidos, otros activos y valoración.

· Activo circulante. Esta formado por todas aquellas cuentas que registran los activos mas líquidos; tales como el efectivo y todos aquellos activos factibles de convertirse en efectivo dentro de un periodo de un año aproximadamente, a partir de la fecha del “Balance general”. Dentro de este rubro de “Activo circulante”, se han de colocar las cuentas mas liquidas primero; o sea, las mas fáciles de convertirse en dinero, con prioridad a las otras.

El Comité de Procedimientos Contables del Instituto Americano de Contadores Públicos Titulares, define los activos circulantes como: “El dinero efectivo y otros activos o recursos, que se espera convertir en dinero o consumir, durante el ciclo económico del negocio”. Este mismo organismo aclara que: “los gastos pagados por anticipado no son activos circulantes porque se han de convertir en dinero, sino porque de no haberse pagado exigirían en su lugar el consumo de activos circulantes, durante el ejercicio económico” referido.

· El activo fijo o inmovilizado. Esta formado por todos aquellos bienes de la empresa que reúnen las siguientes características:

a. Propiedades de la empresa

b. Son de naturaleza permanente

c. Están destinados para el uso y NO para la venta

d. Tienen, además, un cierto valor considerable.

Los activos fijos o inmovilizados se subdividen en TANGIBLES e INTANGIBLES. Son tangibles, aquellos activos fijos de consistencia física especial, palpables, como lo evidencia su nombre. Los INTANGIBLES o NOMINALES, por el contrario son aquellos activos fijos de calidad un tanto abstracta, inmateriales, ficticios e impalpables, como la plusvalía, las patentes, Derechos del Autor, concesiones, y otros. El valor de los activos fijos INTANGIBLES se deriva de los derechos de uso y de goce que confieren a la empresa. Nunca podrán se aplicados al pago de deudas de la empresa en marcha, aunque ocasionalmente puedan venderse. Algunos pierden su valor, al liquidarse la empresa. Al momento de clasificar los activos fijos, dentro de sus correspondientes subgrupos de “tangibles” e “intangibles”, se han de colocar primeramente los MAS FIJOS. Así ubicaremos al terreno primero que al edificio, luego mobiliario, hasta llegar a los que ofrezcan menor permanencia o durabilidad en la empresa, como son los vehículos.

· Activos o cargos diferidos. Los activos diferidos, también llamados cargos, están formados por partidas de GASTOS, de tal condición, que benefician a la empresa por un periodo de más de un ejercicio económico.

Estos gastos han de ser ajustados al final de cada ejercicio, de manera de registrar como verdadero GASTO la parte CONSUMIDA durante el ejercicio que finaliza, y registrar la parte NO CONSUMIDA aun, como un autentico ACTIVO por disfrutarse todavía; tal es el caso de los gastos de organización, mejoras en propiedades ajenas arrendadas, campañas publicitarias y otras. No existe un orden de prioridad particular, en cuanto a la ubicación de las cuentas dentro de este rubro. Tal vez sea mejor colocar las de mayor monto primero.

· Otros activos o activos diversos. Bajo este rubro se colocarán aquellas cuentas representativas de ACTIVOS RAROS o muy especiales, no comunes a las actividades propias de la empresa y que no pueden clasificarse propiamente dentro de los otros grupos.

- Cuenta de Pasivos. Esta representada por todas las deudas y obligaciones de diversas índoles contraídas por la empresa con terceras personas y, además, aquellos servicios que debe prestar por cobros que ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones. Esta cuenta se subdivide en: pasivo circulante, a largo plazo y créditos diferidos.

· Pasivo circulante. Esta constituido por las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a corto plazo, o sea dentro de un plazo aproximado no mayor de un año, a partir de la fecha del balance general. Normalmente se pagan con activos circulantes. Dentro de este grupo de han de ubicar primero las cuentas de pago mas inmediato, en el mismo orden de sus posibles vencimientos.

· Pasivo a largo plazo. Comprende las obligaciones por pagarse dentro de un plazo mayor de un año, aproximadamente, a partir siempre de la fecha del balance general, tal es el caso de las hipotecas, bonos por pagar y otros. Conviene aclarar que las hipotecas, cuando se aproxima la fecha de su vencimiento, en su último año pasan de pasivo a largo plazo a pasivo circulante. Finalmente no es correcto hablar de pasivo fijo o de pasivo permanente, puesto que en verdad su permanencia es limitada en el tiempo.

· Pasivos diferidos o créditos diferidos. Están constituidos por aquellas cuentas representativas de cobros efectuados anticipadamente por la empresa, por concepto de servicios a prestarse en el futuro; por lo tanto, mientras no se hubiere otorgado la contra presentación del servicios, estos cobros han de registrarse como auténticos PASIVOS, tal es el caso de los intereses, alquileres y otros cobrados por ANTICIPADO.

· Otros pasivos. Estarán formados por aquellas cuentas indicadoras de DEUDAS de la empresa con terceros y que no puedan clasificarse con propiedad de los otros grupos citados. También en este rubro se ubican los pasivos diferidos, para que el balance general no resulte tan recargado.

- Cuenta de Capital. Esta cuenta representa el aporte que el propietario tiene en la empresa para una fecha determinada, es decir, refleja la parte de los activos que correspondan al propietario después de deducir los pasivos.

- Cuentas de Valuación. Son cuentas reales que tienen como finalidad expresar el valor real de determinados activos y en consecuencia, son cuentas que disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos.

Cuentas nominales

Tienen como característica principal que son cuentas temporales, duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa luego al finalizar éste, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital, quien es en definitiva, la cuenta que va a ser efectuada por los beneficios o pérdidas del negocio. Las Cuentas Nominales se crean en cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, los gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos, por eso se les conoce como cuentas de resultado.

Las Cuentas nominales se sub-dividen en dos grandes sub-grupos que son:

- Cuentas nominales de ingresos y,

- Cuentas nominales de egreso.

Las mismas van a conformar un estado financiero que compara los beneficios con las pérdidas para conocer los resultados del ejercicio, lo que conocemos como estado de resultados. Estas cuentas se clasifican en:

- Cuentas nominales de ingresos. Son todas aquellas operaciones que realiza la empresa y que traen como consecuencia aumentos en el capital; por ejemplo: las ventas, los intereses ganados, ingresos por comisiones, ganancias obtenidas en ventas de activos fijos, ingreso por alquileres de locales de propiedad de la empresa, etc.

- Cuentas nominales de egresos. Son erogaciones en la cual incurre la empresa y que trae como consecuencia disminuciones del capital, dentro de los egresos existen dos grandes grupos que son el costo del producto, el costo del artículo a fabricar en el caso de una empresa industrial y el resto de los gastos en que necesariamente tiene que incurrir la empresa para cumplir el proceso de operaciones.

A continuación se presenta en forma esquematizada la clasificación de las cuentas tanto reales como nominales:

CARACTERÍSTICAS DE LAS CUENTAS

La forma y contenido de la cuenta va a variar de una empresa a otra, y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté utilizando para registrar las transacciones; podemos enumerar rápidamente algunos de los métodos para hacer registro de datos dentro de una empresa:

·  Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta).

·  Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo al monto de las transacciones).

·  Tarjetas sueltas para las cuentas, donde hay que emplear máquinas de Contabilidad.

·  Sistema de tarjetas o cintas para computadores (este sistema lo utilizan las empresas grandes, donde existen volúmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse del procesamiento electrónico de datos, por medio del computador).

Sin embargo, cualquiera que sea el método a utilizar, toda “Cuenta” presenta características comunes y es necesario registrar cada modificación.